Gewinn ist nicht Geld — warum Dein Konto leer sein kann, obwohl Du verdienst

Umsatz und Kosten stehen. Der Plan sieht ordentlich aus. Und im vierten Monat ist das Konto leer.

Das ist keine Ausnahme und kein Buchhaltungsfehler. Es ist der Normalfall in den ersten Geschäftsjahren, und er hat einen einzigen Grund:

Gewinn entsteht mit der Leistung. Geld entsteht mit der Zahlung.

Beides ist richtig gerechnet. Beides steht in Deinen Unterlagen. Nur eben nicht im selben Monat.

Die zwei Rechnungen, die es gibt

Dein Betrieb wird auf zwei Arten gerechnet, und sie beantworten verschiedene Fragen.

Die Gewinnrechnung fragt: Habe ich mit meiner Arbeit etwas verdient? Sie bucht den Umsatz in dem Monat, in dem Du die Leistung erbracht hast, und stellt ihm die Kosten gegenüber, die zu dieser Leistung gehören.

Die Liquiditätsplanung fragt: Kann ich morgen die Rechnung bezahlen? Sie bucht jeden Betrag in dem Monat, in dem er tatsächlich fließt.

Beide sind unverzichtbar. Wer nur die erste hat, weiß, ob sein Geschäft funktioniert — und geht trotzdem pleite. Wer nur die zweite hat, sieht den Kontostand und weiß nicht, ob er von der Substanz lebt.

Ein Monat, durchgerechnet

Ein Handwerksbetrieb im März. Die Zahlen sind erfunden, das Muster nicht.

Er stellt 20.000 Euro in Rechnung, mit dreißig Tagen Zahlungsziel. Er kauft für 8.000 Euro Material und zahlt sofort. Fixkosten 5.000 Euro. Eine Maschine für 12.000 Euro, bezahlt, Nutzungsdauer fünf Jahre. Vom Darlehen gehen 500 Euro Tilgung und 100 Euro Zinsen ab, und privat entnimmt er 2.500 Euro.

Dazu zwei Zahlungen, die mit den Geschäften dieses Monats gar nichts zu tun haben und trotzdem am selben Tag fällig werden: die Umsatzsteuer-Zahllast für Februar und die Einkommensteuer-Vorauszahlung, beide am 10. März. Keine von beiden mindert den Gewinn. Beide verlassen das Konto.

Derselbe Monat, sauber gerechnet: 6.700 Euro verdient, 32.300 Euro weniger auf dem Konto. Ein Unterschied von 39.000 Euro.

Zwei Anmerkungen zur Umsatzsteuer, weil sie erfahrungsgemäß am meisten Verwirrung stiftet. Erstens rechnet die Aufstellung mit Nettobeträgen und führt die Steuer als eigene Zeile — so ist ein Liquiditätsplan aufgebaut, und nur so bleibt der Vergleich sauber. Zweitens arbeitet die Zeile immer mit Verzögerung: Die 2.400 Euro im März sind die Zahllast aus dem Februar. Die Vorsteuer aus dem Maschinenkauf — 2.280 Euro — senkt dafür die Zahllast der nächsten Voranmeldung. Auch das ist eine Verschiebung, nur in die andere Richtung.

Ein Betrieb wie dieser zahlt außerdem Gewerbesteuer, und die fällt nicht in den März, sondern im Februar, Mai, August und November. Sie gehört in denselben Kasten wie die Einkommensteuer: Seit 2008 ist sie keine Betriebsausgabe mehr (§ 4 Abs. 5b EStG), mindert den Gewinn also nicht — vom Konto geht sie trotzdem. In den vier Quartalsmonaten fällt die Lücke entsprechend größer aus.

Die sechs Stellen

Es gibt genau sechs Punkte, an denen die beiden Rechnungen auseinanderlaufen. Mehr sind es nicht — und wenn Du sie kennst, kannst Du jede Lücke zwischen Gewinn und Kontostand erklären.

1. Deine Kunden zahlen später. Du lieferst im März, die Rechnung hat dreißig Tage Ziel, das Geld kommt im April oder im Mai. Der Gewinn steht im März, das Geld steht im Mai. Bei Firmenkunden und erst recht bei öffentlichen Auftraggebern sind sechzig Tage nichts Besonderes.

2. Die Umsatzsteuer. Sie ist kein Aufwand — sie mindert Deinen Gewinn nicht, weil sie Dir nie gehört hat. Aber sie verlässt Dein Konto sehr real, wenn die Voranmeldung fällig wird, und zwar zeitversetzt: Was Du im Februar eingenommen hast, zahlst Du im März. In der Gewinnrechnung taucht sie überhaupt nicht auf. Wer sie in der Liquidität vergisst, plant Monat für Monat eine vierstellige Zahlung zu wenig ein.

3. Investition gegen Abschreibung. Die Maschine kostet Dich einmal 12.000 Euro — an einem Tag, in voller Höhe. Deinen Gewinn mindert sie über fünf Jahre in kleinen Scheiben zu je 200 Euro im Monat. Der Kaufpreis ist keine Ausgabe in der Gewinnrechnung; nur die Abschreibung ist es.

4. Die Tilgung. Beim Darlehen sind nur die Zinsen Aufwand. Die Tilgung ist es nicht — Du zahlst ja Schulden zurück, keine Kosten. Trotzdem verlässt sie Dein Konto in voller Höhe. Ein Betrieb mit hoher Tilgung und schmalem Gewinn ist der klassische Fall: rechnerisch gesund, praktisch klamm.

5. Was Du privat entnimmst — und Deine Einkommensteuer. Privatentnahmen mindern den Gewinn nicht. Sie werden aus ihm entnommen. Genauso die Einkommensteuer: Sie ist keine Betriebsausgabe, sondern Deine private Steuer auf den Gewinn — vom Geschäftskonto geht sie trotzdem, viermal im Jahr als Vorauszahlung (10. März, Juni, September, Dezember). Beides zusammen ist der Grund, warum ein Betrieb, der 40.000 Euro verdient, dessen Inhaber aber 45.000 Euro zum Leben braucht, nicht tragfähig ist — auch wenn unter dem Strich „Gewinn“ steht.

6. Das Warenlager. Der Einkauf bindet sofort Geld. Zum Aufwand wird die Ware erst, wenn Du sie verkaufst. Wer sein Lager aufbaut, sieht in der Gewinnrechnung nichts davon und auf dem Konto alles. Umgekehrt gilt: Ein langes Zahlungsziel bei Deinen Lieferanten schont die Liquidität, ohne den Gewinn zu berühren.

Die Verwechslung, die teuer wird

Der häufigste Fehler ist nicht, dass jemand falsch rechnet. Er ist, dass nur eine der beiden Rechnungen gemacht wird — meistens die Gewinnrechnung, weil sie in jeder Vorlage steht und weil sie freundlicher aussieht.

Dann steht im Businessplan ein plausibler Gewinn, und im vierten Monat ist das Konto leer. Nicht, weil das Geschäft nicht funktioniert, sondern weil niemand aufgeschrieben hat, wann das Geld kommt und wann es geht.

Der zweite Fehler ist kleiner, aber verbreitet: Der Gewinn wird für verfügbares Geld gehalten. Er ist es nicht. Von ihm gehen noch die Einkommensteuer, die Tilgung und alles ab, was Du privat brauchst.

Was daraus für Deine Planung folgt

Drei Dinge, und sie kosten Dich keine zusätzliche Stunde, wenn Du sie von Anfang an mitnimmst.

Plane die Anlaufzeit mit. Nicht nur die Maschine, sondern die drei bis sechs Monate, in denen Miete, Material und Dein Lebensunterhalt laufen, bevor der erste Kunde zahlt. Das ist der häufigste Grund, warum ein Kapitalbedarf zu klein angesetzt wird — und die Lücke fällt erst auf, wenn sie da ist.

Schreibe die Zahlungsziele auf. Deine eigenen und die Deiner Lieferanten. Zwei Zahlen, die den ganzen Verlauf verändern.

Gib den Steuern eigene Zeilen. Umsatzsteuer, Einkommensteuer-Vorauszahlung, Gewerbesteuer — keine davon gehört in die Gewinnrechnung, alle drei gehören in den Liquiditätsplan, jede mit ihrem eigenen Fälligkeitstag. Das sind die Zahlungen, die zuverlässig vergessen werden, weil sie in keiner Kostenaufstellung auftauchen.

Die Probe: die Planbilanz

Wenn beide Rechnungen stehen, gibt es einen einfachen Test, ob sie zueinander passen — die Planbilanz.

Der Gewinn füllt das Eigenkapital. Die Zahlung füllt das Konto. Und die Bilanz geht nur auf, wenn beide Seiten stimmen: Zwei völlig verschiedene Rechnungen müssen am Ende dieselbe Summe ergeben.

Viele halten die Bilanz für lästige Pflicht. Für einen Gründer ist sie das Gegenteil — der einzige Ort, an dem sich Ergebnis und Liquidität gegenseitig prüfen. Ein Zahlenwerk, dessen Bilanz aufgeht, ist in sich schlüssig. Eines, dessen Bilanz nicht aufgeht, hat irgendwo einen Bruch, den man sonst nie findet.

Genau so arbeite ich: Ergebnis, Liquidität und Planbilanz nebeneinander, in RentaS, der Controllingsoftware, mit der ich rechne. Nicht weil es hübscher aussieht, sondern weil man die Lücke zwischen Gewinn und Kontostand sonst erst bemerkt, wenn sie auf dem Kontoauszug steht.