Die BWA kommt pünktlich. Und sagt nichts über morgen.

Jeden Monat liegt sie da, korrekt gebucht, und beantwortet zuverlässig eine Frage, die Du nicht gestellt hast: wie der vorletzte Monat gelaufen ist. Was Du wissen willst, steht nicht drin. Reicht das Geld bis März? Welcher Auftragstyp verdient tatsächlich? Was passiert, wenn ich jemanden einstelle?

Das ist kein Vorwurf an Deinen Steuerberater. Die BWA ist genau das, was sie sein soll — eine ordentliche Aufzeichnung der Vergangenheit. Nur ist sie eben keine Steuerung. Dafür braucht es eine Planung daneben, gegen die sich die Ist-Zahlen jeden Monat halten lassen.

Erstgespräch vereinbaren

Das Erstgespräch ist kostenfrei. Das laufende Controlling ist eine bezahlte Leistung mit festem Monatsbeitrag — kündbar, ohne Mindestlaufzeit.

„Herr Schrimper zeigte mir mit seiner Controllingsoftware RENTAS, wie einfach und übersichtlich das Thema Zahlenwerk sein kann. Aus heutiger Sicht ein absolutes Muss.“

Andrea Heibert, Kosmetikstudio

Torsten Schrimper Dipl.-Kfm. · eigene Controllingsoftware seit den Neunzigern

Was jeden Monat auf Deinem Tisch liegt

Der Soll-Ist-Vergleich

Plan gegen tatsächliche Zahlen, Zeile für Zeile — und mit der Richtung dazu, damit ein Minus nicht falsch gelesen wird.
Die Liquiditätsvorschau

Wie sich der Kontostand in den nächsten Monaten entwickelt, mit Deinen Zahlungszielen, der Umsatzsteuer und dem Kontokorrent.
Die Kennzahlen mit Ampel

Dreißig Kennzahlen in fünf Gruppen, jede mit aufklappbarem Rechenweg. Du siehst nicht nur den Wert, sondern wie er zustande kommt.
Ein Gespräch

Zahlen ohne Gespräch sind ein Bericht, den niemand liest. Wir gehen die Abweichungen durch und entscheiden, was daraus folgt.
Ein Bericht als Word-Datei

Weiterverwendbar — für die Bank, für den Steuerberater, für Deine Unterlagen.

Buchhaltung und Controlling sind zwei verschiedene Dinge

Beide werden oft verwechselt, weil sie mit denselben Zahlen arbeiten. Der Unterschied liegt in der Blickrichtung — und darin, wofür das Ergebnis gut ist.

	Buchhaltung und BWA	Controlling
Blickrichtung	rückwärts — was war	vorwärts — was kommt
Zweck	Pflicht gegenüber dem Finanzamt	Grundlage für Deine Entscheidungen
Zeitpunkt	wenn der Monat vorbei ist	bevor Du entscheidest
Frage	Wie war der Monat?	Reicht das Geld im Frühjahr?
Ergebnis	eine korrekte Aufzeichnung	eine Maßnahme
Wer macht es	Dein Steuerberater	im Mittelstand meistens niemand

Die letzte Zeile ist der eigentliche Punkt. Ein Konzern hat eine Controllingabteilung, ein Handwerksbetrieb mit zwölf Leuten hat den Inhaber — und der steht abends in der Werkstatt und nicht vor einer Tabelle. Genau diese Lücke fülle ich, von außen und ohne feste Stelle.

Der Soll-Ist-Vergleich — und warum die Richtung zählt

Ein Soll-Ist-Vergleich stellt den Planwert neben den tatsächlichen Wert und zeigt die Abweichung. Das klingt banal und ist es auch — bis zu der Stelle, an der die meisten Auswertungen aufhören: bei der Frage, ob eine Abweichung gut oder schlecht ist.

Denn dasselbe Minus bedeutet zweimal etwas völlig anderes. Beim Umsatz ist es eine Warnung. Beim Materialaufwand ist es ein Erfolg. Eine Tabelle, die beides gleich rot einfärbt, ist schlimmer als keine — sie erzeugt Unruhe an der falschen Stelle.

Deshalb trägt bei mir jede Zeile ihre Richtung mit sich. Du siehst auf einen Blick, wo etwas kippt und wo Du besser bist als geplant. Und weil daneben die Liquidität mitläuft, siehst Du auch gleich, was die Abweichung für Deinen Kontostand bedeutet.

Voraussetzung für all das ist ein Plan. Ohne Soll kein Soll-Ist — deshalb steht am Anfang eines Controllings immer eine Planung, und deshalb ist der erste Monat der aufwendigste.

Wie man einen Soll-Ist-Vergleich liest, ohne die falschen Schlüsse zu ziehen — und warum eine gesparte Position oft gar keine Ersparnis ist: Soll-Ist-Vergleich — warum die Richtung wichtiger ist als die Zahl.

Beispiel: ein Monat

Position	Plan	Ist	Abweichung
Umsatz	42.000	38.500	– 3.500 prüfen
Materialaufwand	18.000	15.900	– 2.100 gut
Personalkosten	9.500	10.800	+ 1.300 prüfen
Sonstige Kosten	6.200	5.900	– 300 gut

Vereinfachtes Beispiel. Drei Zeilen zeigen ein Minus — zwei davon sind erfreulich, eine ist es nicht. Ohne Richtung ist diese Tabelle nicht lesbar.

Die interessante Zeile ist hier übrigens nicht der Umsatz, sondern das Personal: Weniger Umsatz bei höheren Personalkosten heißt, dass eine Stunde Arbeit gerade weniger einbringt als geplant. Das ist die Frage, über die wir dann sprechen.

Wie ein Monat abläuft

Der erste Monat ist Aufbau, danach ist es Routine. Dein Aufwand liegt bei einer Stunde im Monat, und die besteht aus dem Gespräch.

Einmalig: die Planung

Ohne Plan gibt es nichts zu vergleichen. Wir bauen einmal eine Jahresplanung auf — auf Basis Deiner letzten Abschlüsse, nicht auf der grünen Wiese. Das ist der aufwendige Teil und danach erledigt.
Die Zahlen kommen

Dein Steuerberater exportiert die Saldenliste aus DATEV; ich lese sie ein. Für Dich ist das eine Mail an die Kanzlei, danach läuft es von allein. Andere Formate gehen auch.
Ich rechne

Soll-Ist, Liquiditätsvorschau, Kennzahlen, Verdichtung aufs Jahr. Dabei sehe ich die Abweichungen, bevor wir sprechen — und weiß meistens schon, welche zwei davon wichtig sind.
Wir sprechen

Eine halbe bis eine Stunde, telefonisch oder online. Nicht alle dreißig Kennzahlen, sondern die zwei oder drei Stellen, an denen etwas zu entscheiden ist.
Du entscheidest, ich halte fest

Was beschlossen wurde, steht im Bericht — und im nächsten Monat sehen wir, ob es gewirkt hat. Genau das unterscheidet Controlling von einer monatlichen Auswertung.

Das Werkzeug

RentaS — die Software, mit der ich das mache

Die meisten Berater arbeiten mit Excel-Tabellen, die sie sich über die Jahre gebaut haben. Ich arbeite mit einer eigenen Software — RentaS, die ich seit den Neunzigern entwickle und bis heute weiterbaue. Das ist kein Selbstzweck: Es ist der Grund, warum monatliches Controlling für einen Zwölf-Mann-Betrieb überhaupt bezahlbar ist.

Deine Kanzleidaten gehen direkt hinein

Die Saldenliste aus DATEV wird kontogenau eingelesen, SKR 03 vollständig zugeordnet, mit einem Importprotokoll, das Aktiva, Passiva und Differenz gegenprüft. Getestet mit echten Kanzleidateien. Andere Formate lassen sich anbinden.
Eine Eingabe wirkt überall

Ergebnisrechnung, Liquidität und Bilanz hängen zusammen. Eine Änderung zieht sich durch alle drei — es gibt keine drei Tabellen, die auseinanderlaufen können.
Dreißig Kennzahlen mit Rechenweg

In fünf Gruppen, mit Ampel, und jede lässt sich aufklappen. Du siehst nicht nur, dass die Eigenkapitalquote bei 18 Prozent liegt, sondern woraus sie gerechnet ist.
Die Liquidität rechnet mit der Wirklichkeit

Zahlungsziele aus Deinen tatsächlichen Zahlen, Umsatzsteuer zum richtigen Termin inklusive Dauerfristverlängerung, Kontokorrent. Nicht Umsatz gleich Geldeingang.

Dreißig Kennzahlen, jede gegen einen Orientierungswert gestellt. Grün und Rot sind dabei keine Deko: Sie sagen, worüber im Termin gesprochen wird.

Warum das für Dich günstiger ist

Ein Berater, der jeden Monat Tabellen von Hand pflegt, muss diese Stunden abrechnen. Bei mir macht die Software den mechanischen Teil, und die Zeit, für die Du zahlst, geht in das Gespräch über die Zahlen — nicht in ihre Herstellung.

Wie ich rechne — die Methode im Einzelnen

Und das ist der Punkt, auf den es ankommt: Neben der Break-Even-Zahl steht, was aus ihr folgt — etwa, dass eine Lücke über die Menge nicht zu schließen ist und der Hebel bei der Marge liegt. Das ist die Ansage, mit der man am Montag etwas anfangen kann.

Deine Zahlen bleiben bei Dir

Ein Punkt, der Unternehmern zu Recht wichtig ist: Die Zahlen Deines Betriebs und die gesamte Planung liegen im Browser auf dem Rechner, auf dem gearbeitet wird. Es gibt keinen automatischen Abgleich mit einem Server. Deine Zahlen verlassen den Rechner nur dann, wenn jemand bewusst eine Datei weitergibt — auch beim Erstellen des Berichts geht nichts nach draußen.

Wann sich das lohnt — und wann nicht

Dafür ist es gebaut

Du hast zwischen fünf und fünfzig Mitarbeiter und keine Controllingstelle.
Es steht eine Investition oder eine Finanzierung an, und Du willst die Zahlen vorher im Griff haben.
Die Liquidität wird regelmäßig eng, ohne dass die Ertragslage schlecht wäre.
Du wächst, und die Komplexität wächst schneller als der Überblick.
Deine Bank hat nach aktuellen Zahlen gefragt, und die BWA allein reicht ihr nicht.

Dafür nicht

Ein Einzelunternehmen mit wenigen Buchungen im Monat braucht kein monatliches Controlling. Da genügt zweimal im Jahr ein Blick.
Wenn die Buchhaltung ein halbes Jahr hinterherhängt, ist das zuerst zu klären — Controlling auf veralteten Zahlen ist eine teure Beruhigung.
Wenn der Betrieb bereits in ernster Schieflage ist, braucht es zuerst andere Hilfe als eine Berichterstattung — dann sind Bank, Steuerberater und gegebenenfalls ein Fachanwalt die richtigen Adressen.

Wenn ich im Erstgespräch zu dem Schluss komme, dass Du das nicht brauchen, sage ich es. Ein Monatsbeitrag, der keinen Nutzen stiftet, fällt spätestens im zweiten Jahr auf.

Was das kostet

Ein fester Monatsbeitrag

Kein Stundensatz, bei dem Du Dir überlegst, ob eine Frage die Rechnung erhöht. Ein fester Betrag im Monat für Auswertung, Bericht und Gespräch — damit Du anrufst, wenn etwas ist, statt es aufzuschieben.

Die Höhe hängt daran, wie umfangreich Deine Buchhaltung ist und ob eine Planung schon vorliegt. Der einmalige Aufbau am Anfang wird getrennt berechnet und vorher benannt.

Ohne Mindestlaufzeit. Wenn es Dir nichts bringt, hören wir auf. Ein Controlling, das nur läuft, weil ein Vertrag läuft, nützt niemandem.

Was Du dafür einsparen kannst

Die ehrliche Antwort: Das lässt sich vorher nicht beziffern, und wer Dir eine Zahl nennt, hat sie sich ausgedacht. Was sich sagen lässt, ist, wo der Nutzen üblicherweise entsteht.

Ein Liquiditätsengpass, der drei Monate vorher sichtbar wird, kostet ein Gespräch mit der Bank. Derselbe Engpass in der Woche, in der er eintritt, kostet einen Überziehungszins oder einen Lieferanten.
Eine Leistung, die seit zwei Jahren unter Kosten verkauft wird, fällt in der BWA nicht auf, in einer Deckungsbeitragsrechnung sofort.
Wer im Bankgespräch aktuelle Planzahlen vorlegt, verhandelt anders als jemand mit einer BWA vom Vorquartal.

Du stehst gerade vor einer Finanzierung?

Dann fangen wir dort an. Die Planung, die Deine Bank sehen will, ist dieselbe, aus der anschließend das laufende Controlling wird — Du baust sie also nur einmal.

Finanzierung und Bankgespräch

Häufige Fragen

Tritt das in Konkurrenz zu meinem Steuerberater?

Nein, im Gegenteil — ich brauche ihn. Er bucht, ich plane und werte aus; was ich einlese, ist genau das, was seine Kanzlei ohnehin erzeugt. Es gibt auch Kanzleien, die selbst nach vorn rechnen — wenn Deine dazugehört, umso besser, dann klären wir zu dritt, wer was übernimmt. Wo das nicht angeboten wird, springe ich ein, und die Kanzlei bekommt einen Ansprechpartner, der ihre Zahlen versteht.

Was muss mein Steuerberater dafür tun?

Die Saldenliste exportieren und mir schicken. Das ist in jeder Kanzlei ein eingespielter Vorgang von wenigen Minuten. Du brauchst dafür Deine Zustimmung gegenüber der Kanzlei, sonst nichts.

Wie viel Zeit kostet mich das im Monat?

Nach dem Aufbau etwa eine Stunde, und die besteht aus dem Gespräch. Zahlen zusammenstellen musst Du nicht — das ist der Teil, den ich übernehme.

Ab wann sehe ich etwas?

Der Soll-Ist-Vergleich braucht zwei bis drei Monate, bis er aussagekräftig wird — vorher sind Abweichungen oft nur Buchungszeitpunkte. Die Liquiditätsvorschau ist dagegen ab dem ersten Monat nützlich, weil sie nach vorn rechnet und keine Historie braucht.

Bekomme ich Zugang zur Software?

Das lässt sich einrichten, wenn Du selbst hineinsehen willst. Die meisten Klienten wollen es nicht — sie wollen den Bericht und das Gespräch. Beides bekommst Du, ohne Dich in ein Programm einarbeiten zu müssen.

Und wenn ich es später selbst machen will?

Dann ist das der Erfolgsfall, nicht der Verlust. Die Planung gehört Dir, und wer sie ein Jahr lang begleitet gesehen hat, kann sie in der Regel fortschreiben. Manche Klienten übernehmen die laufende Pflege und rufen nur noch quartalsweise an.

Arbeitest Du auch außerhalb von Essen?

Ja. Controlling läuft ohnehin fast vollständig aus der Ferne — die Zahlen kommen als Datei, das Gespräch läuft online. Für die Zusammenarbeit spielt die Entfernung praktisch keine Rolle.

Betriebe, die so arbeiten

„Viele Maßnahmen habe ich zunächst als nicht notwendig angesehen. Doch Herr Schrimper hat sich durchgesetzt. Und das war aus heutiger Sicht auch gut so: So konnte ich alte Kundinnen zurückgewinnen und viele neue Kunden gewinnen.“

Andrea Heibert Kosmetikstudio

„Für meine Unternehmensplanung und Optimierung ist und bleibt Herr Schrimper erste Wahl. Herzlichen Dank für die effiziente, erfolgreiche und vor allem freundliche Zusammenarbeit.“

Stefan Schulte Treasure Island Entertainment Marketing

Bring Deine letzte BWA mit.

Dreißig Minuten, kostenfrei. Wir sehen uns an, was darin steht und was nicht — und danach weißt Du, ob ein laufendes Controlling Dir etwas bringt oder ob zweimal im Jahr genügt.

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