Fünf Kinder, ein Stundensatz, den andere festlegen.

Kindertagespflege ist eine Selbstständigkeit mit einer Besonderheit, die sonst kaum ein Gewerbe hat: Dein Umsatz hat eine gesetzliche Obergrenze, und den Preis verhandelst Du nicht.

Das ist kein Grund, es nicht zu tun. Es ist ein Grund, vorher zu rechnen — denn wenn der Rahmen feststeht, entscheidet sich alles an der Frage, ob das, was innerhalb dieses Rahmens übrig bleibt, Dich trägt.

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Die Reihenfolge, die Geld spart

1 Beim örtlichen Jugendamt den Stundensatz erfragen — er ist der wichtigste Wert Deiner ganzen Rechnung und von Kommune zu Kommune verschieden.
2 Entscheiden, wo Du betreust: im eigenen Haushalt, in angemieteten Räumen oder im Haushalt der Eltern. Die drei Wege sind rechtlich und wirtschaftlich völlig verschieden.
3 Qualifizierung und Pflegeerlaubnis klären, bevor Räume angemietet werden.
4 Erst dann rechnen, was am Ende des Monats übrig bleibt — und ob das reicht.

Der erste Schritt ist ein Telefonat. Er entscheidet über alles Weitere.

Die Sache, die niemand vorher sagt

Dein Umsatz ist eine Multiplikation mit drei Faktoren — und zwei davon gehören Dir nicht

Kinder mal Betreuungsstunden mal Stundensatz. Das ist die ganze Umsatzrechnung der Kindertagespflege.

Die Zahl der Kinder ist gesetzlich begrenzt: bis zu fünf gleichzeitig anwesende fremde Kinder (§ 43 Abs. 3 SGB VIII). Den Stundensatz legt der Träger der öffentlichen Jugendhilfe fest (§ 23 Abs. 2a SGB VIII) — also die Kommune, nicht Du.

Bleibt ein Faktor, den Du beeinflussen kannst: die vereinbarten Betreuungsstunden. Und der hängt vom Bedarf der Eltern und der Bewilligung des Jugendamts ab.

Das heißt: In diesem Geschäft gibt es keinen Weg über den Preis und keinen über die Menge. Wer mehr verdienen will, kann nur die Kosten senken oder die Auslastung verbessern. Deshalb entscheidet die Rechnung vor dem Start, nicht der Einsatz danach.

Warum ich keinen Stundensatz nenne

Weil es keinen gibt, der bundesweit gilt. Die letzte breite Erhebung über alle Kreise stammt von 2015 und fand Landesdurchschnitte zwischen 2,02 und 5,24 Euro je Kind und Stunde — ein Faktor von mehr als zwei zwischen dem niedrigsten und dem höchsten Bundesland (Kukula/Sell, Hochschule Koblenz, im Auftrag des Bundesverbands für Kindertagespflege, 2015).

Zum Vergleich, wie weit die Werte auseinanderliegen: Baden-Württemberg empfiehlt seinen Kreisen ab 01.01.2026 8,20 Euro je Stunde für Kinder unter drei Jahren (Kommunalverband für Jugend und Soziales Baden-Württemberg, Rundschreiben vom 11.09.2025). Andere Länder rechnen gar nicht in Stundensätzen, sondern in Monatspauschalen.

Deine Zahl steht in der Satzung Deiner Kommune. Ein Anruf beim Jugendamt, und Du hast sie. Alles andere wäre geraten.

Drei Wege, und sie rechnen sich verschieden

„Als Tagesmutter arbeiten" heißt drei ziemlich verschiedene Dinge. Der Unterschied liegt nicht in der Arbeit mit den Kindern, sondern darin, wer Vertragspartner ist, wer die Räume stellt und ob Du überhaupt selbstständig bist.

Im eigenen Haushalt

Der häufigste Weg — rund 22.500 der 37.400 Kindertagespflegepersonen arbeiten so (Statistisches Bundesamt, Stichtag 01.03.2025). Keine zusätzliche Miete, dafür sind die eigenen Räume Betriebsstätte, und das Jugendamt prüft sie.

Niedrigster Kapitalbedarf

In angemieteten Räumen

Über 13.500 Personen betreuen inzwischen so. Die Anforderungen sind höher als zu Hause: getrennte Räume, Nutzungsänderung nach Bauordnung, Rettungswege, Flächenvorgaben je Kind. Das kostet, bevor das erste Kind kommt — und die Miete läuft auch bei Unterbelegung.

Höchster Kapitalbedarf, klare Trennung

Im Haushalt der Eltern

Hier bist Du in der Regel gar nicht selbstständig, sondern bei den Eltern angestellt — und brauchst keine Pflegeerlaubnis nach § 43 SGB VIII, weil die Betreuung nicht außerhalb ihres Haushalts stattfindet. Auch die Betriebsausgabenpauschale gilt dann nicht.

Kein Gewerbe, andere Regeln

Dazu kommt die Großtagespflege: mehrere Kindertagespflegepersonen in gemeinsamen Räumen. Wie viele Kinder dort zulässig sind, regelt das Landesrecht — in Bonn zum Beispiel bis zu neun gleichzeitig bei zwei bis drei Betreuungspersonen (Leitfaden der Stadt Bonn, August 2023). Das ist wirtschaftlich der einzige Weg, den Deckel etwas anzuheben, und gleichzeitig eine Gesellschaft mit allem, was dazugehört.

Pflegeerlaubnis und Qualifizierung

Die Erlaubnis nach § 43 SGB VIII brauchst Du, wenn Du Kinder außerhalb des elterlichen Haushalts, mehr als fünfzehn Stunden in der Woche, gegen Entgelt und länger als drei Monate betreust. Sie wird erteilt, wenn Du geeignet bist — und sie ist auf fünf Jahre befristet.

Qualifizierung nach dem QHB

Das Kompetenzorientierte Qualifizierungshandbuch Kindertagespflege umfasst 300 Unterrichtseinheiten: 160 vor der Tätigkeit plus 80 Stunden Praktikum, danach 140 tätigkeitsbegleitend. In Nordrhein-Westfalen ist das für Neueinsteigende seit dem 01.08.2022 verbindlich; wer sozialpädagogische Fachkraft ist, braucht 80 Unterrichtseinheiten, staatlich geprüfte Kinderpflegerinnen und Kinderpfleger 140. (Bundesverband für Kindertagespflege; Handreichung des Landes NRW, Stand 15.04.2025.)
Erweitertes Führungszeugnis und Erste Hilfe

Beides vor Tätigkeitsbeginn. In NRW ist das Führungszeugnis alle fünf Jahre zu erneuern, der Erste-Hilfe-Kurs umfasst mindestens neun Unterrichtseinheiten und wird alle zwei Jahre aufgefrischt. Andere Länder regeln das anders — deshalb: beim eigenen Jugendamt nachfragen.
Eignungsprüfung, in NRW zweistufig

Einmal vor der Qualifizierung, einmal nach Abschluss der Grundqualifizierung. Geprüft werden Persönlichkeit, Sachkompetenz, Kooperationsbereitschaft und die Räume.
Fünf Kinder gleichzeitig — die Ausnahmen sind Landesrecht

Das Bundesgesetz erlaubt bis zu fünf gleichzeitig anwesende fremde Kinder. Landesrecht kann bei pädagogischer Ausbildung mehr zulassen. In NRW sind über die Woche verteilt bis zu acht Betreuungsverhältnisse möglich, bei höchstens fünf gleichzeitig.

Was von der Geldleistung übrig bleibt

Die laufende Geldleistung nach § 23 SGB VIII ist kein Gehalt. Sie besteht aus vier Teilen: der Erstattung des Sachaufwands, einem Betrag zur Anerkennung der Förderungsleistung, der vollen Erstattung der Unfallversicherung und der hälftigen Erstattung angemessener Aufwendungen für Alterssicherung sowie Kranken- und Pflegeversicherung.

Das Wort, auf das es ankommt, ist hälftig. Die andere Hälfte zahlst Du selbst — und sie fällt an, bevor überhaupt etwas übrig ist.

Steuerlich sind das Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Statt einzelner Belege darfst Du eine Betriebsausgabenpauschale abziehen: 400 Euro je Kind und Monat, bezogen auf vierzig Betreuungsstunden in der Woche, bei weniger Stunden anteilig (BMF-Schreiben vom 06.04.2023). Die Pauschale gilt nur bei Betreuung im eigenen Haushalt oder in angemieteten Räumen — und sie darf nicht zu einem Verlust führen. Der Einzelnachweis kann günstiger sein; das rechnet man einmal durch und weiß es dann.

Die Posten, die überraschen

Rentenversicherungspflicht

Selbstständige Kindertagespflegepersonen sind nach § 2 Satz 1 Nr. 2 SGB VI rentenversicherungspflichtig, sobald das Arbeitseinkommen die Geringfügigkeitsgrenze übersteigt. Das Jugendamt erstattet die Hälfte — die andere Hälfte ist eine feste monatliche Ausgabe.

Die Mindestbemessungsgrundlage der Krankenkasse

Wer sich freiwillig gesetzlich versichert, zahlt Beiträge mindestens auf eine gesetzlich festgelegte Mindestbemessungsgrundlage — auch wenn tatsächlich weniger verdient wird. Bei kleiner Kinderzahl drückt dieser Posten überproportional. Das ist der häufigste Grund, warum eine Rechnung mit zwei oder drei Kindern nicht aufgeht.

Unfallversicherung bei der BGW

Pflicht kraft Gesetzes nach § 2 Abs. 1 Nr. 9 SGB VII, Anmeldung binnen einer Woche nach Tätigkeitsbeginn. Eine private Versicherung befreit nicht davon. Die Beiträge erstattet das Jugendamt in voller Höhe.

Urlaub und Krankheit

Es gibt keine Lohnfortzahlung. Ob die Geldleistung weiterläuft, regelt die Satzung Deiner Kommune — bundesweit einheitlich ist daran nichts. Für die Ersatzbetreuung ist nach § 23 Abs. 4 SGB VIII das Jugendamt zuständig, für Deinen Einkommensausfall bist es Du.

Bevor Du irgendetwas anderes rechnest, rechne aus, was Du privat brauchst. Diese Zahl ist die Untergrenze, an der sich alles andere messen muss — und bei einem Geschäftsmodell mit gedeckeltem Umsatz entscheidet sie früher als anderswo.

Private Ausgaben rechnen

Wie der Markt gerade aussieht

Zum 1. März 2025 gab es in Deutschland 37.407 Kindertagespflegepersonen, die 145.957 Kinder betreuten (Statistisches Bundesamt, veröffentlicht am 31.10.2025). Das sind rechnerisch rund vier Kinder je Person — deutlich unter dem, was rechtlich möglich wäre.

Die Zahl sinkt seit Jahren: 2025 gegenüber 2024 um 5,9 Prozent, und es war nicht das erste Rückgangsjahr. Gleichzeitig altert die Berufsgruppe — von den 37.407 Personen sind 27.523 vierzig Jahre oder älter, nur 402 sind unter fünfundzwanzig.

Für jemanden, der einsteigen will, ist das eine gemischte Nachricht. Der Bedarf an Betreuungsplätzen ist da und die Konkurrenz nimmt ab. Dass so viele aufhören, hat aber auch einen Grund — und der steht weiter oben auf dieser Seite.

Häufige Fragen

Wie viel kann ich als Tagesmutter verdienen?

Das lässt sich nur für Deine Kommune ausrechnen, weil der Stundensatz dort festgelegt wird und bundesweit sehr weit auseinanderliegt. Die Rechnung selbst ist einfach: Kinder mal Betreuungsstunden mal Stundensatz, minus Sachaufwand, minus die Hälfte Deiner Sozialversicherung, minus Steuer. Wer diese Rechnung vor dem Start einmal macht, erspart sich die Enttäuschung im zweiten Jahr.

Brauche ich eine Pflegeerlaubnis?

Ja, wenn Du Kinder außerhalb des elterlichen Haushalts, mehr als fünfzehn Stunden wöchentlich, gegen Entgelt und länger als drei Monate betreust (§ 43 SGB VIII). Betreust Du dagegen im Haushalt der Eltern, brauchst Du keine — dann bist Du aber in der Regel auch nicht selbstständig, sondern angestellt.

Muss ich ein Gewerbe anmelden?

Nein. Kindertagespflege gilt steuerlich als selbstständige Arbeit nach § 18 EStG, nicht als Gewerbebetrieb. Es fällt also auch keine Gewerbesteuer an. Angemeldet wird beim Finanzamt, nicht beim Gewerbeamt.

Muss ich Umsatzsteuer abführen?

In aller Regel nicht. Die Leistungen sind nach § 4 Nr. 25 UStG steuerbefreit, wenn eine Pflegeerlaubnis vorliegt und die Leistungen überwiegend vom Träger der öffentlichen Jugendhilfe vergütet werden. Die Kehrseite: kein Vorsteuerabzug. Den konkreten Fall klärt Dein Steuerberater.

Lohnt es sich, Räume anzumieten?

Manchmal. Es trennt Beruf und Wohnung, macht die Betriebsausgaben klarer und erlaubt oft die Großtagespflege mit mehreren Personen. Es verwandelt aber auch variable Kosten in Fixkosten — und die laufen weiter, wenn ein Kind abgemeldet wird. Bei einem gedeckelten Umsatz ist das der Punkt, an dem man vorher rechnen sollte.

Was passiert, wenn ich krank werde?

Für die Ersatzbetreuung der Kinder ist das Jugendamt zuständig. Für Deinen Einkommensausfall nicht unbedingt: Ob die laufende Geldleistung weiterläuft, steht in der Satzung Deiner Kommune. Das ist eine der Fragen, die man vorher stellt und nicht hinterher.

Bevor Du zusagst

Dreißig Minuten, in denen wir Deinen kommunalen Stundensatz, die geplante Kinderzahl und Deinen privaten Bedarf gegeneinanderrechnen. Danach weißt Du, ob es trägt — und ab welcher Auslastung.

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