Torsten Schrimper

Die Nachfrage ist da. Die Frage ist das Personal.

Kaum eine Gründung hat einen so sicheren Markt — und kaum eine hängt so sehr an einer einzigen Größe: an den Pflegefachkräften, die Du bekommst. Wer davon zu viele einplant, plant einen Betrieb, den es nicht geben wird.

Diese Seite ordnet die wirtschaftliche Seite: Leistungsmodell, Personalplanung, Kapitalbedarf und die Lücke zwischen Leistung und Zahlungseingang, die bei einem Pflegedienst besonders breit ist.

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Wofür ich nicht zuständig bin

Bei einem Pflegedienst ist die Abgrenzung wichtiger als in jeder anderen Branche, deshalb steht sie hier oben und nicht im Kleingedruckten: Ich mache keine Pflegefachberatung, keine Rechtsberatung und keine Zulassungsberatung.

Was ich mache: Businessplan, Kapitalbedarf, Personalkostenplanung, Rentabilität, Liquidität und die Vorbereitung auf Bank oder Förderstelle. Die fachlichen und rechtlichen Voraussetzungen klärst Du mit den zuständigen Stellen — ich rechne, was daraus folgt.

Vier Leistungsmodelle, vier Vertragswelten

„Pflegedienst" ist kein einheitliches Geschäftsmodell. Wovon Du lebst, entscheidet sich daran, mit wem Du abrechnest — und die Verträge dahinter sind verschieden.

Pflegeleistungen nach SGB XI

Das klassische Modell: Grundpflege und Betreuung im häuslichen Umfeld, abgerechnet mit den Pflegekassen. Grundlage ist ein Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI. Die Vergütungen sind verhandelt, nicht frei — Deine Marge entsteht über Tourenplanung und Auslastung.

Verhandelte Vergütung, planbare Nachfrage

Häusliche Krankenpflege nach SGB V

Behandlungspflege auf ärztliche Verordnung — Injektionen, Verbände, Medikamentengabe. Andere Vertragsgrundlage (§ 132a SGB V), andere Abrechnung, andere Personalanforderungen. Viele Dienste machen beides, aber es ist nicht dasselbe Geschäft.

Ärztliche Verordnung als Quelle

Hauswirtschaft und Betreuung

Unterstützung im Alltag, teils über den Entlastungsbetrag finanziert, teils privat gezahlt. Geringere Qualifikationsanforderungen beim Personal — und damit die einzige Säule, die nicht am Fachkräftemangel hängt. Als alleinige Grundlage aber selten tragfähig.

Anderes Personal, dünnere Marge

Spezialisierung

Demenzbegleitung, palliativnahe Versorgung, ländliche Versorgung. Stärkt die Position und die Preisdurchsetzung — verlangt aber mehr Qualifikation und verändert Fahrzeiten und Tourenplanung. Rechnet sich, wenn die Dichte im Einzugsgebiet stimmt.

Stärkere Position, engere Voraussetzungen

Die Modelle lassen sich verbinden, aber nicht beliebig: Jede Säule bringt eigene Vertrags-, Qualifikations- und Dokumentationsanforderungen mit. Was in Deinem Bundesland und für Dein Vorhaben gilt, klärst Du mit den Pflegekassen und den zuständigen Stellen.

Der Engpass

Dein Wachstum endet dort, wo die Fachkräfte enden

In den meisten Branchen ist die Nachfrage die Grenze. Hier ist es das Personal. Ein Pflegedienst steht nach § 71 SGB XI unter der ständigen Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachkraft — die Pflegedienstleitung ist damit keine Position, die man später besetzt, sondern eine Voraussetzung. Sie kostet vom ersten Tag an, und sie braucht eine Vertretung.

Deshalb rechne ich Personalplanung bei einem Pflegedienst anders herum als sonst: nicht „welchen Umsatz will ich, wie viele Kräfte brauche ich", sondern „welche Kräfte bekomme ich realistisch, welcher Umsatz ist damit möglich". Ausfallzeiten durch Urlaub und Krankheit gehören dabei in die Planung, nicht in die Hoffnung.

Was die Planung tragen muss

  • Die Pflegedienstleitung inklusive Vertretungsregelung — ab Tag eins, nicht ab Kunde zwanzig.
  • Ausfallzeiten: Urlaub, Krankheit, Fortbildung. Eine Tour, die nur bei voller Besetzung funktioniert, funktioniert nicht.
  • Die Personalkostenquote — der mit Abstand größte Block, und der, bei dem Schätzfehler am teuersten sind.
  • Fahrzeuge und Tourenplanung: Fahrzeit ist bezahlte Arbeitszeit, die niemand vergütet.
  • Software für Dokumentation und Abrechnung — Pflicht, nicht Komfort.

Der häufigste Grund für Zahlungsschwierigkeiten

Ein Pflegedienst leistet zuerst, rechnet dann ab und bekommt danach Geld. Zwischen der ersten Pflegestunde und dem Zahlungseingang liegen Wochen — die Gehälter sind in dieser Zeit zweimal fällig geworden.

Das ist keine Ausnahme, sondern die Regel dieser Branche. Und es ist der Grund, warum Pflegedienste mit vollen Touren in Schwierigkeiten geraten: nicht zu wenig Umsatz, sondern zu wenig Geld zum richtigen Zeitpunkt. Wachstum verschärft das sogar — jeder neue Kunde wird erst vorfinanziert.

In der Planung heißt das: Die Liquiditätsreserve ist keine Sicherheitsmarge, die man streichen kann, wenn die Finanzierung knapp wird. Sie ist der Posten, an dem die Gründung hängt.

Genau diese Lücke rechne ich in der Liquiditätsplanung Monat für Monat durch — mit den tatsächlichen Zahlungszielen, nicht mit der Annahme, dass Umsatz gleich Geldeingang ist.

Wie ich Finanzierung und Liquidität rechne

Die Reihenfolge, in der wir arbeiten

  1. 1

    Leistungsmodell und Einzugsgebiet

    Womit willst Du Geld verdienen, und wo? Daraus folgt fast alles andere — Vertragswelt, Personalanforderungen, Fahrzeiten.

  2. 2

    Personal vor Umsatz

    Welche Kräfte bekommst Du realistisch, was kosten sie, wie ist die Vertretung geregelt? Erst danach ergibt eine Umsatzplanung Sinn.

  3. 3

    Kapitalbedarf mit Anlaufphase

    Fahrzeuge, Software, Büro, Versicherungen, die ersten Gehälter — und die Reserve für die Monate, in denen abgerechnet, aber noch nicht gezahlt ist.

  4. 4

    Rentabilität und Liquidität

    Die beiden Rechnungen müssen zusammenpassen. Ein Dienst kann rentabel und trotzdem zahlungsunfähig sein.

  5. 5

    Businessplan und Finanzierung

    Erst wenn die Zahlen stehen, lohnt das Gespräch mit Bank oder Förderstelle. Vorher kostet es Glaubwürdigkeit.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Pflegekasse und Krankenkasse?

Die Pflegekassen sind für Leistungen nach dem SGB XI zuständig — Grundpflege und Betreuung. Die Krankenkassen für die häusliche Krankenpflege nach dem SGB V, also Behandlungspflege auf ärztliche Verordnung. Für Dich bedeutet das: zwei Vertragswelten, zwei Abrechnungswege, zwei Planungen.

Brauche ich eine Pflegedienstleitung?

Für einen ambulanten Pflegedienst ist die ständige Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachkraft vorgesehen (§ 71 SGB XI). Was im Einzelnen an Qualifikation und Erfahrung gefordert wird, regeln die Landesrahmenverträge — das klärst Du mit den Pflegekassen. Wirtschaftlich zählt: Die Position kostet ab dem ersten Tag und braucht eine Vertretung.

Wie hoch ist der Kapitalbedarf?

Dazu gibt es keine belastbare Pauschalzahl, und ich nenne lieber keine als eine geratene. Die Posten sind bekannt — Fahrzeuge, Software, Büro, Versicherungen, erste Gehälter — aber ihre Höhe hängt vom Leistungsmodell und vom Personalstart ab. Der Posten, der am häufigsten fehlt, ist die Liquiditätsreserve für die Anlaufphase.

Unterstützt Du bei der Zulassung?

Nein. Versorgungsvertrag, Qualitätsanforderungen und die Abstimmung mit den Pflegekassen sind Sache der zuständigen Stellen und gegebenenfalls einer Fachberatung. Ich arbeite an der wirtschaftlichen Seite: Businessplan, Kapitalbedarf, Personalkosten, Rentabilität, Liquidität.

Gibt es Förderung für die Gründung?

Je nach persönlicher Ausgangslage kommen AVGS für die Beratung, der Gründungszuschuss bei ALG-I-Bezug oder das Beratungsprogramm Wirtschaft NRW in Betracht. Über eine Bewilligung entscheiden immer die zuständigen Stellen — versprechen kann sie niemand, ich auch nicht.

Kann die Beratung online stattfinden?

Ja, über Teams. Bei einem Vorhaben mit laufendem Betrieb ist das oft der einzige Weg, der terminlich funktioniert.

Bevor Du Personal zusagst

Dreißig Minuten zu Leistungsmodell, Personalplanung und der Lücke zwischen Leistung und Zahlungseingang. Danach weißt Du, welcher Umsatz mit den Kräften möglich ist, die Du realistisch bekommst.

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